Pipedrive Rechnungen erstellen – Die komplette Anleitung für Einsteiger

Kurzüberblick

• Ziel: Rechnungen direkt aus der Pipedrive-Dealansicht erstellen, versenden und den Zahlungsstatus verfolgen, um Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und manuelle Arbeit zu reduzieren.
• Voraussetzungen: Ein Pipedrive-Konto mit Integration zu FastBill, sevDesk, Xero, Billomat oder Debitoor.
• Hauptfunktionen: Automatische Datenübernahme, Echtzeit-Status im Deal, Versand per E-Mail (PDF) oder über Smart Docs.
• Vorteile: Keine Doppelarbeit, weniger Fehler, bessere Übersicht und effizientere Abläufe.
• Für wen geeignet: Selbstständige, Start-ups und KMU, die ihre Rechnungsprozesse direkt im CRM abbilden möchten.

Mit Pipedrive lassen sich nicht nur Verkaufsprozesse verwalten, sondern auch Rechnungen professionell erstellen. In Kombination mit einer Buchhaltungssoftware können Sie Rechnungen direkt aus der Deal-Ansicht heraus generieren, versenden und den Zahlungsstatus automatisch verfolgen – alles zentral an einem Ort.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Funktion nutzen, was Sie beachten müssen und welche Integrationen Ihnen zur Verfügung stehen.

Warum lohnt sich die Rechnungsstellung in Pipedrive?

Pipedrive lässt sich mit bekannten Buchhaltungsprogrammen verbinden und ermöglicht es Ihnen, Rechnungen direkt aus einem Deal heraus zu erstellen – ganz ohne Systemwechsel.

Die Vorteile:

• Alle relevanten Daten werden automatisch übernommen (Kunde, Betrag, Leistung)
• Keine doppelte Dateneingabe
• Rechnungsstatus wird im Deal sichtbar aktualisiert
• Schnellere Prozesse – schnellerer Zahlungseingang

Das spart Zeit, senkt Fehlerquoten und entlastet Buchhaltung und Vertrieb.

Technische Voraussetzung: Integration mit einem Rechnungs-Tool

Pipedrive bietet selbst keine vollständige, native Rechnungsfunktion mit Versand, Zahlungsabgleich oder Mahnwesen. Stattdessen erfolgt die Rechnungsstellung über die Anbindung an eine externe Software.

• FastBill
• sevDesk
• QuickBooks (seit dem 31. Dezember 2023 nicht mehr in Frankreich verfügbar)*
• Xero
• Billomat
• Debitoor

Diese Integration erfordert in der Regel ein aktives Nutzerkonto – entweder als kostenlose Testversion oder mit einem kostenpflichtigen Tarif – sowohl bei Pipedrive als auch beim Rechnungsanbieter.

So richten Sie die Integration ein:

1. Öffnen Sie in Pipedrive den Menüpunkt „Integrationen“.
2. Wählen Sie das gewünschte Tool, z. B. FastBill oder sevDesk.
3. Melden Sie sich mit Ihrem Zugangsdaten an oder registrieren Sie sich.
4. Bestätigen Sie die Verbindung zwischen beiden Plattformen.

Hinweis: Die Rechnungsfunktion steht grundsätzlich in allen Pipedrive-Plänen zur Verfügung. Je nach Anbieter der Rechnungs-App können jedoch zusätzliche Kosten für deren Nutzung entstehen.

Rechnungen aus Pipedrive erstellen – So gehen Sie vor

Sobald die Integration aktiviert ist, können Sie direkt aus einem Deal heraus eine Rechnung erstellen. So funktioniert’s:

1. Deal öffnen: Wählen Sie den Deal, für den Sie eine Rechnung schreiben möchten.
2. Rechnungsfunktion starten: Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“.
3. Daten überprüfen: Kundendaten, Artikel, Beträge und Steuersätze werden automatisch eingefügt.
4. Rechnung abschicken: Vorschau prüfen und anschließend an die verknüpfte App übergeben oder versenden.

Der große Vorteil: Alle wichtigen Angaben kommen direkt aus Ihrem CRM – keine manuellen Kopierfehler, keine doppelten Eingaben.

Der Zahlungsstatus der Rechnung wird zudem automatisch im Deal aktualisiert, sodass Sie jederzeit sehen, ob eine Rechnung noch offen, bereits bezahlt oder überfällig ist.

Wie können Rechnungen mit Pipedrive übermittelt werden?

Standardmäßig werden Rechnungen per E-Mail im PDF-Format an die hinterlegte Adresse gesendet. Weitere Optionen wie:

• postalischer Versand
• Versandverfolgung
• automatische Zahlungserinnerungen

stehen nur über die angebundenen Buchhaltungstools zur Verfügung.

FastBill bietet beispielsweise physische Zustellung an, sevDesk versendet mit Trackingoptionen.

Mit invoicefetcher® können Sie Ihre Pipedrive-eigenen Rechnungen (z. B. für Ihr Abo) automatisch abrufen und zentral speichern – ohne manuellen Download. Ideal für Unternehmen, die mehrere Tools konsolidieren möchten.

Was gehört auf eine rechtssichere Rechnung?

In Deutschland gibt es klare gesetzliche Vorgaben für die Inhalte einer Rechnung. Achten Sie darauf, dass folgende Angaben vollständig sind:

• Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• Name und Anschrift des Kunden
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Beschreibung der gelieferten Produkte oder erbrachten Leistungen
• Datum der Lieferung oder Leistung
• Nettosumme, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG)

Optional, aber empfehlenswert:

• Fälligkeitsdatum (z. B. 14 oder 30 Tage)
• Akzeptierte Zahlungsmethoden
• Hinweise zu Mahngebühren oder Skonto

Viele dieser Felder werden in Pipedrive automatisch vorausgefüllt – Sie sollten sie dennoch vor dem Versand kontrollieren.

Alternativ: Rechnung mit Vorlage schreiben

Wenn Sie keine Software-Integration verwenden möchten, können Sie auch eine Vorlage nutzen. Geeignete Formate sind z. B.:

• Word
• Excel
• Google Docs oder Sheets

Eine gute Vorlage enthält bereits alle Pflichtfelder und lässt sich individuell anpassen. So erstellen Sie auch ohne Automatisierung schnell und professionell Ihre Rechnung.

Tipp: Binden Sie Ihr Logo und Ihre Markenfarben ein – das wirkt professionell und schafft Wiedererkennungswert.

So laden Sie Ihre Rechnungs-Vorlage in Pipedrive hoch (über Smart Docs)

Pipedrive selbst bietet über die Funktion „Smart Docs“ die Möglichkeit, eigene Dokumentenvorlagen zu nutzen – auch für Rechnungen. Diese Funktion ist in den Professional-, Power- und Enterprise-Plänen verfügbar.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie in Pipedrive den Bereich „Smart Docs“ (unter „Tools“ oder direkt im Deal).
2. Klicken Sie auf „Vorlage hochladen“ oder erstellen Sie ein neues Dokument.
3. Wählen Sie Ihre Datei im Format .docx oder .pdf.
4. Fügen Sie Platzhalter (z. B. [Name], [Rechnungsnummer]) für dynamische Inhalte ein.
5. Speichern Sie die Vorlage – sie steht ab sofort allen Nutzern im Account zur Verfügung.

Welche Buchhaltungssoftware passt zu Pipedrive?

Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware hängt stark davon ab, welche Funktionen Sie für Ihre Rechnungsprozesse benötigen – und wie nahtlos sich das Tool mit Pipedrive verbinden lässt.

Darauf sollten Sie bei der Auswahl achten:

• Individuell anpassbare Vorlagen: Möglichkeit, Ihr Logo, Absenderhinweise und persönliche Nachrichten zu integrieren
• Automatisierter Rechnungsversand: Inklusive Mahnungen bei Zahlungsverzug
• Zahlungsstatus im Blick: Benachrichtigungen, wenn Rechnungen geöffnet oder bezahlt wurden
• Vielfältige Zahlungsmethoden: SEPA, PayPal, Kreditkarte, Lastschrift oder digitale Plattformen
• Klarer Überblick: Offene, beglichene oder überfällige Rechnungen jederzeit nachvollziehbar

Viele dieser Funktionen sind bereits in den gängigen Pipedrive-Integrationen enthalten – hier ein Vergleich:

Beliebte Tools mit Pipedrive-Integration

FastBill

✔ Rechnungen direkt aus dem Deal heraus erstellen
✔ Kontakte und Belege synchronisieren
✔ 14 Tage kostenfrei testen
✔ Ideal für Selbstständige und KMU in Deutschland

sevDesk

✔ Angebote und Rechnungen aus Pipedrive heraus versenden
✔ Bezahlstatus wird automatisch im Deal angezeigt
✔ Zwei-Wege-Synchronisierung sorgt für Datensicherheit und Effizienz

QuickBooks

✔ CRM-basierte Abrechnungslösung mit globalem Fokus
✔ Besonders für international tätige Unternehmen geeignet
✖ Achtung: In Frankreich seit Ende 2023 nicht mehr verfügbar

InvoiceFetcher

✔ Holt Ihre Pipedrive-Rechnungen automatisch ab (z. B. Abogebühren)
✔ Spart Zeit durch zentralisierte Dokumentenablage
✔ Ideal zur Ergänzung bei mehreren genutzten Rechnungstools

Tipps für schnelleres Bezahlen

Auch wenn die Rechnung korrekt ist, heißt das nicht automatisch, dass sie auch pünktlich beglichen wird. Mit diesen Maßnahmen können Sie das beeinflussen:

• Individuelle Ansprache: Persönliche Nachrichten erhöhen die Aufmerksamkeit.
• Korrekte Zustellung: Versenden Sie Rechnungen direkt an die zuständige Buchhaltung.
• Empfang nachverfolgen: Viele Tools zeigen Ihnen, ob und wann die Rechnung geöffnet wurde.
• Automatische Mahnungen: Lassen Sie Ihre Buchhaltungssoftware Zahlungsfristen überwachen.
• Vorauskommunikation: Besprechen Sie Zahlungsbedingungen bereits im Verkaufsgespräch.
• Zahlungsmethoden anbieten: Je mehr Optionen – z. B. Überweisung, Lastschrift, PayPal – desto besser.

Was ist der Unterschied zwischen Bestellung, Bestätigung und Beleg?

Bestellung

Die Bestellung dokumentiert den Wunsch eines Kunden, eine Leistung zu erhalten. Sie gilt als rechtlich bindender Auftrag.

Bestellbestätigung

Diese wird vom Anbieter versendet und bestätigt die Annahme der Bestellung – wichtig im Onlinehandel und bei Großaufträgen.

Verkaufsbeleg / Quittung

Ein Beleg wird nach Zahlungseingang ausgestellt. Er dient dem Kunden als Nachweis für eine bereits geleistete Zahlung.

Fazit: Rechnungen in Pipedrive – Einfach, effizient, erweiterbar

Mit der richtigen Integration wird Pipedrive zu einem leistungsfähigen Rechnungswerkzeug. Sie profitieren von:

• automatischer Datenübernahme
• strukturiertem Rechnungsversand
• Echtzeit-Statusupdates
• KI-gestützter Prozessoptimierung (z. B. Zahlungserinnerungen)

In Kombination mit Tools wie FastBill, sevDesk oder invoicefetcher® können Sie nicht nur schneller Rechnungen schreiben, sondern auch deutlich effizienter arbeiten – ganz ohne Medienbrüche.

Pipedrive macht aus Deals Umsatz. Ihre Rechnung bringt das Geld aufs Konto.