Email Sync Pipedrive – Anleitung zur Einrichtung

Kurzüberblick

• Ziel: E-Mails automatisch mit Pipedrive synchronisieren, um Kommunikation, Deals und Kontakte zentral im CRM zu verwalten.
• Voraussetzungen: Pipedrive Advanced-Plan oder höher, IMAP- oder Exchange-Konto.
• Hauptfunktionen: Automatische Zuordnung von Nachrichten, flexible Sync-Optionen, E-Mail-Tracking und Datenschutzfunktionen wie Blocklisten und Workflows.
• Vorteile: Kein manuelles Weiterleiten, transparente Kommunikation, mehr Sicherheit und ein sauber strukturiertes CRM.
• Für wen geeignet: Teams, die ihre E-Mail-Kommunikation direkt in Pipedrive integrieren und effizienter arbeiten möchten.

Mit der E-Mail-Synchronisierung in Pipedrive verknüpfen Sie Ihr E-Mail-Postfach direkt mit dem CRM-System. So behalten Sie Ihre Kommunikation mit Kunden stets im Blick – ganz ohne manuelles Kopieren oder Weiterleiten. Diese Anleitung erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie den E-Mail-Sync einrichten und optimal nutzen.

Warum es sinnvoll ist, E-Mails mit Pipedrive zu verknüpfen

Durch die Integration Ihrer E-Mail-Konten in Pipedrive wird Ihre tägliche Arbeit im Vertrieb deutlich effizienter. Jede ein- oder ausgehende Nachricht wird automatisch der passenden Person oder dem richtigen Deal zugeordnet – und das alles direkt im CRM-System.

Schritt-für-Schritt: So funktioniert die Einrichtung

1. E-Mail-Synchronisierung starten

• Melden Sie sich in Pipedrive an
• Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung (Bild)
• Klicken Sie auf „Neues Konto hinzufügen“ (Bild)

Hinweis: Die E-Mail-Synchronisierung ist nur im Advanced-Plan oder höher verfügbar.

2. Ihr E-Mail-Konto verbinden

Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Die Verbindung erfolgt automatisch – bei bekannten Anbietern wie Google oder Microsoft müssen Sie meist nur den Zugriff bestätigen.

Bei Exchange-Konten: Falls Benutzername und E-Mail-Adresse unterschiedlich sind, geben Sie den Benutzernamen manuell ein. Fragen Sie bei Bedarf Ihre IT-Abteilung nach Serverdetails.

Wichtig zu wissen:
Nur IMAP und Exchange werden von Pipedrive unterstützt – POP3 ist nicht kompatibel.

Sie können mehrere E-Mail-Konten gleichzeitig mit Pipedrive verknüpfen und verwalten – ideal, wenn Sie verschiedene Postfächer im Einsatz haben.

3. Wählen Sie aus, welche E-Mails synchronisiert werden sollen

Nach dem Verknüpfen Ihres E-Mail-Kontos bestimmen Sie selbst, welche Nachrichten in Pipedrive auftauchen sollen. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie in Pipedrive den Bereich Persönliche Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung
2. Klicken Sie auf Ihr verknüpftes Konto, um die Sync-Einstellungen zu öffnen
3. Im Abschnitt „Welche E-Mails synchronisieren?“ stehen Ihnen drei Varianten zur Verfügung:
   a. Alle E-Mails synchronisieren: Jede ein- und ausgehende Nachricht wird automatisch ins CRM übertragen – ohne Ausnahme.
   b. Nur bestimmte Labels (Gmail) oder Ordner (Outlook): Legen Sie z. B. ein Label wie „Pipedrive“ an, um nur gezielte Kommunikation zu synchronisieren.
   c. Nur mit bekannten Pipedrive-Kontakten: Synchronisiert ausschließlich E-Mails mit Empfängern oder Absendern, die bereits als Kontakte im System existieren.
4. Speichern Sie Ihre Auswahl. Die Einstellungen greifen für alle neuen E-Mails ab sofort.

Tipp: Die Einschränkung auf Labels oder bestehende Kontakte hilft Ihnen dabei, private Mails, Newsletter oder interne Kommunikation zuverlässig außen vor zu lassen.

4. Legen Sie den Zeitraum der Synchronisierung fest

Wählen Sie, ab wann Pipedrive E-Mails übernehmen soll:

• Ab jetzt: Nur zukünftige Nachrichten
• Vergangene 1, 3, 6 oder 12 Monate: Rückwirkend synchronisieren

Hinweis: Bereits gelöschte E-Mails können nicht wiederhergestellt werden.

5. E-Mail-Tracking (optional) aktivieren

Wenn gewünscht, können Sie verfolgen, ob eine E-Mail geöffnet oder ein darin enthaltener Link angeklickt wurde.

6. Sichtbarkeit der E-Mails einstellen

Legen Sie fest, ob E-Mails:

• nur für Sie sichtbar sind (privat)
• oder auch für Kollegen mit Zugriff auf Kontakte/Deals einsehbar sein sollen (freigegeben)

Diese Einstellung gilt für neue E-Mails ab dem Zeitpunkt der Änderung.

7. Schutz sensibler Kommunikation: E-Mail-Adressen blockieren

Vermeiden Sie, dass interne oder vertrauliche E-Mails im CRM auftauchen. Blockieren Sie gezielt:

• einzelne Adressen (z. B. ma*@*****ei.de)
• ganze Domains (z. B. @firma.de)

Pfad: Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung > Blockierte Absender (Bild)

Tipp: Diese Funktion ist besonders wichtig zum Schutz Ihrer internen Kommunikation und sensibler Daten.

8. Schutz automatisieren und Sicherheitslücken schließen

Gerade in größeren Teams oder bei komplexeren Abläufen kann es schnell passieren, dass versehentlich interne Kontakte angelegt oder sensible E-Mails synchronisiert werden. Um solche Fehler systematisch zu vermeiden, kombinieren Sie manuelle Schutzmaßnahmen mit einem automatisierten Workflow.

So richten Sie den Workflow ein:

• Auslöser: Kontakt wird erstellt oder aktualisiert
• Bedingung: E-Mail-Adresse enthält „@ihrunternehmen.de“
• Aktion: Entfernen der E-Mail-Adresse oder des gesamten Kontakts
• Optional: Automatische Benachrichtigung an die betreffende Person und in Kopie an die Geschäftsführung oder den Admin senden

Dieser automatisierte Prozess verhindert, dass interne Kommunikation aus Versehen im CRM auftaucht – ganz ohne ständige manuelle Kontrolle.

Zwei typische Risiken aus der Praxis

Fall 1: Steuerberater als Kontakt

Ein Nutzer legt den Steuerberater als Kontakt an – alle E-Mails mit dieser Person landen automatisch in Pipedrive und sind sichtbar. Selbst wenn der ursprüngliche Kontakt gelöscht oder eingeschränkt ist, genügt ein erneutes Anlegen durch einen anderen Nutzer, um die Synchronisation wieder zu aktivieren.

Lösung: Die Adresse des Steuerberaters dauerhaft blockieren.

Fall 2: Interne Mails landen im CRM

Ein Mitarbeiter legt einen Kollegen aus der Personalabteilung an – schon werden Mails der Geschäftsführung an diesen Kollegen automatisch synchronisiert.

Lösung: Alle internen Domains mit einem Workflow filtern und blockieren.

Welche Schutzmethode ist wann sinnvoll?

Methode	Vorteil	Nachteil
Alle E-Mails privat	Einfacher Schutz	Hoher manueller Aufwand für relevante E-Mails
Nur bestimmte Ordner synchronisieren	Kontrolle durch Struktur	Kann fehleranfällig sein
Smart BCC	Volle manuelle Kontrolle	>Risiko bei ungewolltem CC von Kollegen
E-Mail-Adressen blockieren	Effektiver Schutz für Einzelkontakte	Gefahr der Überblockierung
Automatisierter Workflow	Präventiv & effizient	Einrichtung erfordert Sorgfalt

Empfehlung: Setzen Sie auf eine Kombination aus automatisierter Workflow-Kontrolle und gezieltem Blockieren kritischer Adressen oder Domains – so bleibt Ihr CRM sauber und sicher.

9. Smart BCC – die manuelle Alternative

Wenn Sie Ihre E-Mails nicht automatisch synchronisieren möchten, bietet Ihnen Pipedrive mit der Smart BCC-Funktion eine manuelle, aber gezielte Alternative. Dabei leiten Sie relevante E-Mails einfach an Ihre persönliche Smart BCC-Adresse weiter.

Diese finden Sie unter Persönliche Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung > Smart BCC-Adresse.

So funktioniert es Schritt für Schritt:

1. Erstellen oder beantworten Sie eine E-Mail in Ihrem normalen E-Mail-Programm.
2. Fügen Sie Ihre persönliche Smart BCC-Adresse ins BCC-Feld ein (z. B. bc*@***********il.com).
3. Senden Sie die E-Mail wie gewohnt ab.
4. Pipedrive erkennt automatisch die zugehörige E-Mail-Adresse des Empfängers und ordnet die Nachricht dem entsprechenden Kontakt oder Deal zu.

Was Sie dabei beachten sollten:

• Die E-Mail-Adresse des Empfängers muss im CRM vorhanden sein, sonst wird kein Eintrag erstellt.
• Wenn ein Kollege im CC steht und dessen E-Mail-Adresse nicht blockiert ist, wird dieser als neuer Kontakt in Pipedrive gespeichert.
• Diese Methode eignet sich besonders für sensible E-Mails, bei denen Sie bewusst entscheiden möchten, was im CRM gespeichert wird.

Tipp: Speichern Sie Ihre persönliche Smart BCC-Adresse als Kontakt in Ihrem E-Mail-Client, damit Sie sie jederzeit griffbereit haben.

10. Weitere Integrationen: Kalender und Kontakte

Neben der E-Mail-Synchronisierung bietet Pipedrive auch die Möglichkeit, Kalender und Kontakte mit Ihrem CRM zu verknüpfen. So behalten Sie alle Termine und Kundeninformationen zentral im Blick.

So integrieren Sie Ihren Kalender:

1. Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen > Kalender-Synchronisierung
2. Wählen Sie den gewünschten Anbieter (z. B. Google Kalender oder Outlook Kalender)
3. Melden Sie sich mit Ihrem Konto an und erlauben Sie den Zugriff
4. Entscheiden Sie, ob Sie eine Einweg- oder Zweiweg-Synchronisierung nutzen möchten
5. Wählen Sie aus, welche Kalender mit Pipedrive verbunden werden sollen

So integrieren Sie Ihre Kontakte:

1. Öffnen Sie Persönliche Einstellungen > Kontaktsynchronisierung
2. Wählen Sie Ihren E-Mail-/Kontaktdienst aus (z. B. Microsoft 365, Outlook.com oder Google)
3. Melden Sie sich an und autorisieren Sie die Synchronisierung
4. Legen Sie fest, ob die Synchronisierung in eine oder beide Richtungen erfolgen soll
5. Bestimmen Sie, welche Kontaktgruppen übernommen werden sollen

Empfehlung: Nutzen Sie die Zweiweg-Synchronisierung, wenn Sie sowohl in Pipedrive als auch in Ihrem E-Mail-Programm regelmäßig Kontakte oder Termine pflegen.

11. Gmail-Add-on für Pipedrive nutzen

Das Pipedrive-Add-on für Gmail erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag enorm: Sie können damit direkt aus Ihrer Gmail-Oberfläche auf CRM-Funktionen zugreifen, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung:

1. Öffnen Sie Gmail in Ihrem Browser
2. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf das «+»-Symbol oder auf „Add-ons abrufen“
3. Suchen Sie im Add-on-Marktplatz nach „Pipedrive“
4. Klicken Sie auf „Installieren“ und gewähren Sie die angeforderten Zugriffsrechte
5. Nach erfolgreicher Installation erscheint das Pipedrive-Icon in Ihrer Gmail-Seitenleiste
6. Klicken Sie darauf und melden Sie sich mit Ihrem Pipedrive-Konto an, um die Verbindung herzustellen

Was Sie mit dem Add-on tun können:

• Neue Kontakte direkt aus einer E-Mail in Pipedrive anlegen
• Bestehende Kontakte oder Deals anzeigen und bearbeiten
• Aufgaben und Notizen zu einem Kontakt oder Deal hinzufügen
• Vertriebsaktivitäten dokumentieren, ohne Gmail zu verlassen

Vorteil: Sie sparen Zeit und reduzieren manuelle Schritte, da alles zentral in Gmail erledigt werden kann.

Weitere Einstellungen und Hinweise

Standardanwendung für E-Mail-Links bestimmen

In Pipedrive können Sie festlegen, wie sich Klicks auf E-Mail-Adressen im System verhalten sollen. Diese Einstellung ist besonders wichtig, um nahtlos zwischen CRM und E-Mail-Kommunikation zu wechseln.

So richten Sie Ihre bevorzugte Anwendung ein:

1. Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung
2. Scrollen Sie nach unten zum Bereich „E-Mail-Links“
3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   a. E-Mail-Links in Pipedrive öffnen: Wenn Sie auf eine E-Mail-Adresse klicken, öffnet sich der interne Pipedrive-Mail-Editor. Dort können Sie direkt im CRM eine neue Nachricht verfassen.
   b. Die Standard-E-Mail-Anwendung auf meinem Computer verwenden: In diesem Fall wird Ihr lokal eingerichteter Standard-Mailclient (z. B. Outlook, Apple Mail oder Gmail im Browser) geöffnet, um die E-Mail zu erstellen.

Empfehlung: Wenn Sie möglichst alles zentral in Pipedrive erledigen möchten, wählen Sie die erste Option. Wenn Sie lieber Ihr gewohntes Mailprogramm nutzen, ist die zweite Option sinnvoll.

Möchten Sie Ihre E-Mail-Synchronisierung effizient und sicher einrichten?

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