Calendly mit Pipedrive verbinden: So gelingt die Integration Schritt für Schritt

Kurzüberblick

• Ziel: Calendly und Pipedrive verbinden, um Termine, Kontakte und Deals automatisch zu synchronisieren und den Vertriebsprozess zu vereinfachen.
• Voraussetzungen: Konten bei beiden Tools sowie ggf. eine Integration über Ulgebra, Outfunnel, Zapier, Make, Zeeg oder Albato.
• Hauptfunktionen: Automatische Datensynchronisation, Aktivitätserstellung, Echtzeit-Updates und zentrale Terminübersicht im CRM.
• Vorteile: Weniger manuelle Eingaben, aktuelle Daten, Zeitersparnis und reibungslose Abläufe.
• Für wen geeignet: Teams, die Termine, Leads und Deals effizient in Pipedrive steuern und automatisieren möchten.

Wenn Sie Calendly zur Terminorganisation verwenden und Pipedrive als CRM nutzen, lohnt sich eine Verbindung beider Tools – ganz ohne manuelle Datenpflege. So behalten Sie Kontakte, Meetings und Vertriebsprozesse im Blick, sparen Zeit und sorgen für reibungslose Abläufe. Obwohl keine native Integration existiert, zeigen wir 6 erprobte Methoden – inklusive einer datenschutzkonformen Komplettlösung aus Deutschland.

Warum Sie Calendly mit Pipedrive verbinden sollten

Die Kombination aus Terminplanung und CRM ist für viele Vertriebsteams mittlerweile Standard – und das aus gutem Grund:

• Leads erfassen sich automatisch: Neue Termine über Calendly landen direkt als Kontakte oder Deals in Pipedrive.
• Daten bleiben aktuell: Änderungen an Buchungen werden sofort übernommen.
• Fehlerfreie Prozesse: Manuelle Eingaben entfallen – damit sinkt auch die Fehlerquote.
• Zeitersparnis: Vertriebsmitarbeiter konzentrieren sich auf Gespräche, nicht auf Administration.
• Volle Übersicht: Jeder Schritt – von der ersten Buchung bis zum Dealabschluss – wird dokumentiert.

Wichtige Voraussetzungen

Bevor Sie loslegen:

• Sie benötigen jeweils ein Konto bei Calendly und Pipedrive.
• Drittanbieter-Integrationen verursachen meist zusätzliche Kosten.
• Die Synchronisierung funktioniert fast immer nur von Calendly zu Pipedrive, nicht andersherum.

Methode 1: Integration mit Ulgebra – direkt über den Pipedrive Marketplace

Mit der Erweiterung „Calendly Events for Pipedrive“ von Ulgebra lassen sich Ihre Calendly-Termine direkt in Pipedrive einbinden – ganz ohne zusätzliche Software oder komplexe Workflows. Sie arbeiten dabei ausschließlich innerhalb Ihrer gewohnten Pipedrive-Oberfläche.

So funktioniert die Einrichtung:

1. Öffnen Sie den Marketplace von Pipedrive und suchen Sie nach „Calendly Events for Pipedrive“.
2. Klicken Sie auf „Installieren“ und bestätigen Sie die Berechtigungen.
3. Öffnen Sie einen Kontakt, Deal oder eine Organisation in Pipedrive.
4. Im rechten Menü erscheint die Option „Neuer Calendly-Termin“ – wählen Sie diese aus.
5. Loggen Sie sich im Pop-up-Fenster mit Ihrer Pipedrive-E-Mail-Adresse bei Ulgebra ein.
6. Geben Sie Ihren persönlichen Calendly API-Schlüssel ein, um die Verbindung zu aktivieren.

Was die Integration bietet:

• Termine im Blick – direkt in Pipedrive: Ihre gebuchten, geplanten und vergangenen Calendly-Termine werden übersichtlich in verschiedenen Bereichen angezeigt. Dazu gehören unter anderem: Personendetails, Organisationsansicht, Deal-Details, sowie Kontakt- und Organisationslisten.
• Buchungslinks und Einzeltermine verwalten: Im Bereich „Ereignislinks“ können Sie einmalige Buchungslinks generieren, mit anderen teilen und auf die regulären Links aller Teammitglieder zugreifen.
• Kalenderaktionen im CRM durchführen: Termine lassen sich direkt in Pipedrive verschieben oder absagen. Diese Änderungen werden automatisch als Aktivität oder Notiz im jeweiligen Datensatz gespeichert.
• Automatische Nutzerzuordnung: Die Integration erkennt anhand der E-Mail-Adressen, welchem Benutzer ein Termin zugeordnet werden soll, und ordnet diesen automatisch korrekt im CRM zu.
• Zugriffssteuerung für Teams: Als Administrator können Sie festlegen, wer in Ihrem Team Zugriff auf das zentral verbundene Calendly-Konto hat – und dies bei Bedarf einschränken oder ändern.

Für wen ist das geeignet?

Diese Lösung richtet sich an Vertriebs- oder Kundenteams, die ohne Umwege direkt im CRM arbeiten möchten – effizient, ohne Drittanbieter und mit einem klaren Fokus auf strukturierte Abläufe.

Methode 2: Verbindung über Outfunnel (inkl. Web-Tracking)

Outfunnel ist ein einfach zu bedienendes Tool, das speziell für die Verbindung von Marketing- und Vertriebssystemen entwickelt wurde. Die Plattform sorgt dafür, dass alle neuen Buchungen aus Calendly automatisch in Pipedrive übernommen werden – inklusive Kontaktdaten, Termininformationen und sogar Webverhalten Ihrer Leads.

So richten Sie Outfunnel ein – Schritt für Schritt:

1. Rufen Sie den Pipedrive Marketplace auf und suchen Sie nach „Calendly-Synchronisierung“ von Outfunnel.
2. Klicken Sie auf den grünen Button „Mit der Installation fortfahren“.
3. Erstellen Sie ein kostenloses Konto bei Outfunnel oder melden Sie sich direkt mit Ihren Pipedrive-Zugangsdaten an.
4. Sobald Sie eingeloggt sind, öffnen Sie den „App-Connector“ im Outfunnel-Dashboard, um Calendly und Pipedrive zu verknüpfen.
5. Legen Sie fest, welche Felder von Calendly in welche Felder von Pipedrive übernommen werden sollen – alle gängigen Feldtypen (z. B. E-Mail, Vorname, Firma) werden unterstützt.
6. Optional können Sie zusätzlich einen Webtracking-Code auf Ihrer Website einfügen, um zu sehen, welche Seiten Ihre Kontakte besucht haben.
7. Speichern Sie Ihre Einstellungen – ab sofort werden alle Termine automatisch synchronisiert.

Was die Outfunnel-Integration leistet:

• Kontakte automatisch erstellen: Jeder neue Termin aus Calendly erzeugt automatisch einen neuen Datensatz in Pipedrive – kein manuelles Übertragen mehr nötig.
• Meetings als Aktivitäten speichern: Jede Buchung wird auch als Aktivität im CRM abgelegt und direkt mit dem passenden Deal verknüpft.
• Daten auswerten und filtern: Vertriebsaktivitäten lassen sich nach Meetingtyp oder Zeitspanne filtern – ideal für Berichte oder Folgeaktionen.
• Nachvollziehbare Leadquellen: UTM-Daten, besuchte Seiten und Formulareingaben werden mit dem Lead in Pipedrive verknüpft.
• Bessere Qualifizierung dank Lead-Scoring: Sie können Kontakte automatisch bewerten – je nach gebuchtem Termin oder Besucherverhalten.

Kosten und Zugang:

• Outfunnel bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase.
• Die Basisfunktionen sind kostenlos nutzbar, für Features wie Webtracking ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.
• Die App deckt viele Bereiche in Ihrem Vertriebsprozess ab – z. B. zur Verwaltung von Leads, Kundenkommunikation und Pipeline-Automatisierung.

Für wen eignet sich Outfunnel besonders?

Ideal für Vertriebsteams, die ihre Kontakte automatisiert pflegen, Meetings systematisch dokumentieren und gleichzeitig Marketingdaten wie Herkunft oder Verhalten erfassen möchten – ohne eine eigene API-Integration aufsetzen zu müssen.

Methode 3: Automatisierung mit Zapier

Mit Zapier lassen sich Calendly und Pipedrive nahtlos verbinden – ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben. Sie definieren dabei sogenannte „Zaps“ – automatisierte Abläufe, die durch ein Ereignis in Calendly ausgelöst werden und eine Aktion in Pipedrive ausführen. Ideal, um manuelle Eingaben zu vermeiden und Ihre Vertriebsprozesse schlank zu halten.

So richten Sie Zapier mit Calendly und Pipedrive ein:

1. Erstellen Sie ein kostenloses Konto unter zapier.com oder melden Sie sich an
2. Wählen Sie Calendly als Ausgangspunkt („Trigger-App“) – also das System, das einen Vorgang startet.
3. Bestimmen Sie ein Auslöse-Ereignis (z. B. „Neuer eingeladener Teilnehmer“ oder „Termin abgesagt“).
4. Wählen Sie Pipedrive als Ziel-App („Aktion“), z. B. „Kontakt erstellen“ oder „Deal aktualisieren“.
5. Melden Sie sich bei beiden Tools an, um die Verknüpfung zu autorisieren.
6. Legen Sie fest, welche Informationen von Calendly in Pipedrive übernommen werden sollen (z. B. Name, E-Mail, Terminzeit).
7. Führen Sie einen Testlauf durch und aktivieren Sie den Zap.

Praktische Vorlagen für den Schnellstart

Zapier stellt eine Reihe gebrauchsfertiger Integrationen zur Verfügung, mit denen Sie direkt loslegen können:

• Neuer Termin → Deal erstellen: Jede Buchung über Ihren Calendly-Link erzeugt einen neuen Deal in Pipedrive.
• Teilnehmerdaten → Kontakt anlegen oder aktualisieren: Neue oder geänderte Informationen werden automatisch in Ihren CRM-Kontakt übernommen.
• Terminabsage → Deal anpassen: Bei Stornierungen kann Zapier automatisch den Status des Deals ändern oder eine Notiz hinzufügen.
• Routing-Formulare → Segmentierung: Auch spezielle Eingaben aus Formularen lassen sich auslesen und für spätere Aktionen nutzen.
• Demoanfragen → Pipeline-Zuordnung: Wird ein Termin für ein Beratungsgespräch gebucht, wird der Kontakt automatisch der passenden Pipeline-Stufe zugewiesen.

Diese Vorlagen lassen sich flexibel anpassen – zum Beispiel durch Filter, Bedingungen oder mehrere Aktionen hintereinander.

Erweiterbar mit künstlicher Intelligenz (KI)

Wenn Sie Ihre Automatisierung noch weiter personalisieren möchten, können Sie KI-Modelle wie OpenAI direkt in Zapier einbinden. So können Sie z. B.:

• Antworten aus Formularfeldern zusammenfassen
• Follow-up-Mails automatisch texten lassen
• Meetings nach Inhalten oder Absicht kategorisieren
• Vertriebsaktionen basierend auf Textinhalten automatisch steuern
• Damit wird Ihre Integration nicht nur effizient, sondern auch intelligent.

Methode 4: Mit Make – visuelle Automatisierung für Ihre Vertriebsabläufe

Neben bekannten Tools wie Zapier ist Make (ehemals Integromat) eine leistungsstarke Alternative, mit der Sie Ihre Calendly- und Pipedrive-Prozesse visuell automatisieren können – ganz ohne Programmierkenntnisse. Die Plattform arbeitet mit einem Szenario-Prinzip, bei dem Sie festlegen, was den Workflow auslöst (Trigger), welche Aktion folgen soll und welche Daten dabei verwendet oder gesucht werden.

So richten Sie Ihre Make-Integration ein:

1. Erstellen Sie ein kostenloses Konto bei Make.com oder melden Sie sich an.
2. Starten Sie ein neues Szenario und wählen Sie Calendly als Auslöser – z. B. „neues Event erstellt“.
3. Fügen Sie Pipedrive als Ziel-App hinzu – etwa, um einen Kontakt anzulegen oder einen Deal zu erstellen.
4. Verknüpfen Sie beide Systeme über Ihre Zugangsdaten und richten Sie das Daten-Mapping ein.
5. Testen Sie das Szenario und aktivieren Sie es – ab sofort läuft alles automatisiert im Hintergrund.

Make stellt Ihnen über 100 Module zur Verfügung, darunter über ein Dutzend Auslöser, zahlreiche Aktionen und Suchvorgänge. Sie können damit beispielsweise:

• neue Deals anlegen,
• bestehenden Deals Produkte oder Teilnehmer hinzufügen,
• Follower automatisch zuordnen,
• wiederkehrende Abonnements verwalten
• oder benutzerdefinierte Felder in Pipedrive erstellen.

Für häufige Anwendungsfälle bietet Make zudem vorgefertigte Vorlagen, etwa:

• Wenn ein neues Calendly-Meeting gebucht wird, wird automatisch ein Deal in Pipedrive erstellt.
• Wird der Termin abgesagt, wird der zugehörige Deal auf „Verloren“ gesetzt.

Beachten Sie: Einige Funktionen (z. B. Echtzeit-Trigger) setzen ein Calendly-Premiumkonto voraus.

Darüber hinaus können Sie Ihre Workflows flexibel erweitern – z. B. durch die Anbindung von Google Sheets, KlickTipp, ActiveCampaign oder benutzerdefinierten Webhooks. Auch KI-Dienste lassen sich integrieren, etwa zur automatisierten Textgenerierung oder Kategorisierung von Terminanfragen. So gestalten Sie Ihre Integration nicht nur effizient, sondern auch intelligent.

Methode 5: Integration mit Albato – No-Code-Plattform mit kostenlosem Einstieg

Albato ist eine benutzerfreundliche Automatisierungsplattform, mit der Sie Calendly und Pipedrive in wenigen Minuten verbinden können – ganz ohne Programmierkenntnisse. Sie legen einmalig fest, was passieren soll (z. B. „Termin gebucht“) und was anschließend automatisch erfolgen soll (z. B. „neuen Kontakt in Pipedrive anlegen“).

So richten Sie die Integration mit Albato ein:

1. Erstellen Sie ein kostenloses Konto bei Albato.
2. Öffnen Sie das Dashboard und klicken Sie auf „Neue Automatisierung erstellen“.
3. Wählen Sie Calendly als Ausgangspunkt („App verbinden“) und autorisieren Sie den Zugriff per API-Token.
4. Wählen Sie den gewünschten Auslöser, z. B. „Wenn ein Termin gebucht wird“.
5. Verbinden Sie anschließend Pipedrive als Ziel-App und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
6. Legen Sie fest, was geschehen soll – z. B.:
   a. Kontakt in Pipedrive anlegen
   b. Deal erstellen oder aktualisieren
   c. Aktivität zum Termin hinzufügen
7. Optional: Verknüpfen Sie Felder zwischen Calendly und Pipedrive (z. B. Name, E-Mail, Notizen, UTM-Daten).
8. Speichern und aktivieren Sie die Automatisierung – fertig!

Was Albato besonders macht:

• Kosteneffizient: Albato bietet einen kostenlosen Tarif für einfache Automationen
• Intuitiv: Die Benutzeroberfläche ist visuell aufgebaut und auch für Einsteiger leicht verständlich
• Flexibel: Sie können beliebig viele Apps in eine Automation einbinden – z. B. auch E-Mail-Tools oder Google Sheets
• Datensynchronisation in Echtzeit: Buchungen aus Calendly werden sofort nach Pipedrive übertragen

Diese Lösung eignet sich besonders für kleinere Teams oder Start-ups, die eine schnelle, unkomplizierte Verbindung zwischen Kalender und CRM benötigen – ohne technische Hürden oder hohe monatliche Kosten.

Methode 6: Zeeg – die smarte All-in-One-Lösung aus Deutschland

Zeeg ist eine DSGVO-konforme Buchungsplattform, die sich nativ mit Pipedrive verbindet – ohne externe Tools. Sie sparen sich Drittanbieter, zusätzliche Gebühren und Konfigurationsaufwand.

Option 1: Zeeg + Pipedrive

• Direkte Anbindung – keine Tools wie Zapier oder Make notwendig
• Termine landen sofort als Leads oder Deals im CRM
• Gesprächsnotizen bleiben automatisch verknüpft
• Apple Calendar wird vollständig unterstützt (nicht mehr bei Calendly)

Option 2: Zeeg als vollständige Pipedrive-Alternative

• Integriertes CRM + Terminplanung in einer Lösung
• Kampagnen-Attribution, benutzerdefinierte Felder, automatische Lead-Pipeline
• Kalender-Synchronisation mit Google, Outlook und Apple
• Deutsche Server für volle DSGVO-Konformität

Ideal für Unternehmen, die eine schlanke All-in-One-Lösung bevorzugen.

Bereit, Ihre Calendly-Integration zu starten?

Sie haben jetzt einen vollständigen Überblick über alle Möglichkeiten, wie Sie Calendly mit Pipedrive verknüpfen können – ob über Plug-and-Play-Integrationen, visuelle Automatisierungsplattformen oder eine datenschutzkonforme All-in-One-Lösung.

Doch welche Methode passt wirklich zu Ihrem Team, Ihren Prozessen und Ihrem Tech-Stack?

Wir helfen Ihnen gern dabei, die passende Lösung zu finden – und Ihre Integration reibungslos umzusetzen.